La transformación digital ya es un hecho. Desde la llegada del Big Data son innumerables las ventajas que una empresa puede obtener aplicando Inteligencia Artificial a estos datos. ¿Pero qué ocurre si tenemos una gestión ineficiente a la hora de digitalizar datos?

Un claro ejemplo de este problema se da en empresas que trabajan con transporte. Estas generan un gran volumen de albaranes , de distintos proveedores, y en la mayoría de los casos en papel.

Secmotic ha desarrollado una aplicación para poder digitalizar y organizar estos datos, de manera que puedan ser reutilizados por otras herramientas dándoles así valor.

¿Quieres conocerla?

Digitalización de albaranes

El proceso de digitalización de un albarán pasa por varias etapas:

Recepción y digitalización del documento

La primera de ellas es la recepción y digitalización del documento. En la mayoría de los casos estos albaranes se reciben en papel por lo que la herramienta cuenta con la opción de fotografiar el documento y convertirlo a formato digital, en este caso una imagen.

No obstante, también permite la carga directa desde formatos como pdf o png, entre otros.

Extracción de información

La segunda etapa es la extracción de la información, es posiblemente la mas compleja de todas.

En este caso nos encontramos con el problema de la variedad de formatos tan grande que hay para los albaranes según la empresa de la que procedan. Para este punto, hemos desarrollado un sistemas de plantillas donde se definen las distintas regiones del albarán y se les asocian etiquetas.

Por ejemplo, definir que el albarán de una empresa X, la fecha se encuentra en la esquina superior derecha, mientras que para la empresa Y podría estar abajo.

De esta forma el sistema solo tiene que reconocer el proveedor al que pertenece el albarán mediante el reconocimiento de palabras claves encontradas en el, como podrían ser el nombre o el CIF de la empresa. En el caso de no reconocerlo nos dará la opción de definir una nueva plantilla, marcando y etiquetando las distintas regiones del documento.

Verificación de información

Una vez extraída la información del documento se verifica que es el tipo de información esperada. Se comprueba que el número de pedido es realmente un número, por lo que el usuario es capaz de ver la información extraída y corregirla.

Una vez verificado la información el proceso finaliza con el almacenamiento en su correspondiente base de datos.

Échale un vistazo a nuestro caso de éxito:

Más ventajas y más beneficio para tu empresa

El albarán digitalizado es una evolución necesaria para toda empresa que trabaje con este sistema. La reducción de papeleo es un paso más en la transformación digital. Ademas de la digitalización de albaranes la herramienta cuenta con un editor de plantillas y un histórico de documentos escaneados donde podremos volver a verificar la información obtenida o corregirla.

¿Cuáles son las ventajas y beneficios que obtiene tu empresa?

Reducción de costes

Aquí el beneficio es claro. Al no utilizar papel, no es necesaria su compra y, por tanto, obtenemos su ahorro.

Productividad

Proceso más rápido y en formato digital, lo que se traduce en un aumento de la productividad y en la automatización de tareas.

Fiabilidad

Los albaranes digitales son más fiables. Hay menos errores y su gestión es más cómoda y sencilla.

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